Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich zorganizowało w dniu 25 lutego 2009 r. w Bibliotece Narodowej naradę na temat egzemplarza obowiązkowego w Polsce. Celem spotkania była wymiana opinii oraz opracowanie wspólnego stanowiska bibliotekarzy i wydawców w sprawie zmian przepisów prawnych dotyczących egzemplarza obowiązkowego. Do udziału w spotkaniu zaproszono dyrektorów bibliotek uprawnionych do otrzymywania egzemplarza obowiązkowego, przedstawicieli Konferencji Dyrektorów Wojewódzkich Bibliotek Publicznych, Konferencji Dyrektorów Bibliotek Akademickich Szkół Polskich oraz wydawców. Środowisko wydawców reprezentował Piotr Dobrołęcki – wiceprezes Polskiej Izby Książki oraz Aniela Topulos – wiceprezes Polskiego Towarzystwa Wydawców Książek. Spotkanie prowadziła Elżbieta Stefańczyk, przewodnicząca SBP.

Zaproszeni goście otrzymali wcześniej materiały: opracowanie Instytutu Książki i Czytelnictwa BN na temat egzemplarza obowiązkowego na świecie oraz stanowisko Polskiej Izby Książki w sprawie egzemplarza obowiązkowego. Kol. Elżbieta Stefańczyk przedstawiła wstępne wyniki ankiety rozesłanej do dyrektorów bibliotek uprawnionych do otrzymywanie eo. Ankieta dotyczyła struktury wpływów do bibliotek objętych egzemplarzem obowiązkowym, w odniesieniu do druków zwartych, wydawnictw ciągłych oraz pozostałych zbiorów, a także zakupów krajowych w ujęciu ilościowym i wartościowym. Po dokładniejszym opracowaniu wyniki ankiety zostaną zamieszczone w czasopismach bibliotekarskich oraz na portalu EBIB.

Stanowisko PIK w sprawie eo przedstawił Piotr Dobrołęcki. Wydawcy postulują zmniejszenie liczby egzemplarzy obowiązkowych z obecnych 18 do 5, z jednoczesnym wprowadzeniem możliwości wykorzystania wersji elektronicznej książki, przy zapewnieniu odpowiednich zabezpieczeń przed naruszeniem praw autorskich i wydawniczych. Dopóki takie ograniczenie nie nastąpi, wydawcy domagają się prawa odliczenia kwoty odpowiadającej pozostałym trzynastu egzemplarzom obowiązkowym bezpośrednio od kwoty podatku.

Dyrektorzy bibliotek biorący udział w dyskusji byli w większości przeciwni zmniejszeniu liczby eo. W dzisiejszych czasach egzemplarz obowiązkowy służy nie tylko zachowaniu dziedzictwa narodowego, ale stanowi dla wielu bibliotek zasilenie budżetu, szczególnie w obecnej sytuacji, kiedy Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego zmniejszyło dotację na zakup nowości wydawniczych dla bibliotek. Bibliotekarze zgodzili się natomiast z postulatem wydawców w kwestii dodruków – nie ma potrzeby obejmowania obowiązkiem eo nowego wydania książki, w której nie zmieniono treści. Poparcie zyskał także postulat dotyczący ulgi podatkowej dla wydawców. Zgłoszono także potrzebę urealnienia terminów nadsyłania eo. W chwili obecnej terminy są zbyt krótkie, aby wydawcy mogli wywiązać się z obowiązku wysyłki. W rezultacie biblioteki otrzymują eo z dużym opóźnieniem. Biblioteki mają problem z kompletnością eo, istnieje potrzeba monitowania wydawców. Problem z otrzymywaniem eo zgłosili także dyrektorzy bibliotek uprawnionych do otrzymywania eo regionalnego.

Bibliotekarze wypowiedzieli się również na temat eo w elektronicznej wersji. Rozwiązanie takie wymaga budowy repozytorium (najlepszym miejscem według zebranych byłaby Biblioteka Narodowa). Repozytorium rozwiązałoby problem magazynowania zbiorów (szczególnie dotyczy to czasopism). Zwrócono przy tym uwagę na stronę finansową przedsięwzięcia: kto sfinansuje budowę repozytorium?

Dyrektor Biblioteki Narodowej, dr Tomasz Makowski przedstawił pomysł egzemplarza obowiązkowego „na żądanie”, jako rozwiązanie na czas przejściowy. Biblioteka dostawałaby tylko to, co ją interesuje, przez co profilowałaby swoje zbiory. Informacje o nowościach wydawniczych zamieszczane byłyby w katalogu składowym. Biblioteka mogłaby poza tym wybrać, czy interesuje ją wersja drukowana czy elektroniczna publikacji. W wyniku eo „na żądanie” wydawcy ponieśliby dużo mniejsze koszty.

W podsumowaniu dyskusji ustalono, że w terminie do 8 marca br. powołany zostanie zespół, który wypracuje wspólne stanowisko bibliotekarzy i wydawców oraz określi dalszą drogę postępowania w sprawie egzemplarza obowiązkowego w Polsce.