W dniu 1 czerwca 2007 r. w Bibliotece Narodowej odbyło się spotkanie z przedstawicielami bibliotek, które otrzymują egzemplarz obowiązkowy. MKiDN reprezentowała p. Joanna Cicha z-ca Dyrektora Departamentu Dziedzictwa Narodowego, ze strony Biblioteki Narodowej w spotkaniu uczestniczyli dyrektor dr Tomasz Makowski, z-ca dyrektora ds. opracowania zbiorów, przewodnicząca Stowarzyszenia Bibliotekarzy Polskich Elżbieta Stefańczyk, kierownik Zakładu Uzupełniania Zbiorów Hanna Kęsicka i kierownik Zakładu Bibliotekoznawstwa Instytutu Książki i Czytelnictwa Barbara Budyńska.

  Dr Michał Strąk, dyrektor Biblioteki Publicznej m. st. Warszawy, przedstawił propozycję zmian w dotychczasowych zasadach przyznawania eo. Zaproponował, by wydawcy przekazywali egzemplarz obowiązkowy nie do wszystkich bibliotek uprawnionych do ich odbioru, a tylko do jednej – wskazał tu Bibliotekę Narodową jako centralną bibliotekę państwa. BN byłaby odpowiedzialna za redystrybucję książek do pozostałych bibliotek. Zdaniem dyr. M. Strąka, tak zorganizowany przepływ książek ułatwi i przyspieszy cały proces, a co najważniejsze zwiększy jego kompletność.

  Inną propozycję złożył dr Bogumił Skoczyński, kierownik Działu Gromadzenia i Uzupełniania Zbiorów z Biblioteki Uniwersyteckiej UAM w Poznaniu. Zaproponował stworzenie w BN komputerowej kontroli przekazywania eo do bibliotek opierającej się o bazę ISBN. Wydawnictwa, które nie wywiązałyby się z obowiązku przesyłania eo, nie otrzymywałyby nowych numerów ISBN na swoje publikacje. W odpowiedzi na tę propozycję dyr. T. Makowski powiedział, że BN nie ma podstaw prawnych do odmowy przydzielenia ISBN.

  Zdaniem uczestników spotkania należy zwrócić uwagę na inny ważny problem w kontekście eo, jakim są gazety i czasopisma elektroniczne. Warto zastanowić się nad możliwościami stworzenia w BN centralnego repozytorium gazet i czasopism.

  W wyniku dyskusji uczestników spotkania nad zgłoszonymi propozycjami zmian w dystrybucji eo i kontroli jego przesyłania uzgodniono, iż na dzień dzisiejszy nie jest możliwe przyjęcie rozwiązań zaproponowanych przez dyr. M. Strąka.

Zalety propozycji:

- wydawcy są zobligowani do przesyłania pełnego eo dla Biblioteki Narodowej i Biblioteki Uniwersytetu Jagiellońskiego, a dla pozostałych bibliotek tylko eo na żądanie, mają więc oszczędności, w związku z czym wpływ eo powinien być terminowy i stuprocentowy,

- biblioteki otrzymujące eo na żądanie dobierają księgozbiór zgodnie z profilem gromadzenia, potrzebami i możliwościami magazynowania zbiorów. Perspektywicznie, środki przeznaczone na rozbudowę magazynów i przechowywanie eo będą mogły być racjonalniej wykorzystane,

- serwis informujący o nowościach wydawniczych przygotowany przez BN dla pozostałych bibliotek byłby jednocześnie wyczerpującą i szybką informacją o rynku wydawniczym.

Planowane działania związane z propozycją:

- nowelizacja ustawy o eo, prawie autorskim, regulacja przepisów finansowych, podatkowych i wynikających z nich zmian dla autorów, wydawców, bibliotek,

- wprowadzenie w ustawie o eo zapisu o terminowym przekazywaniu zbiorów i rygorystycznych sankcjach, w przypadku nieprzestrzegania przepisów,

- zobowiązanie instytucji, których działalność wydawnicza wspomagana jest ze środków publicznych (np. w formie grantów), aby podczas rozliczania tych środków udokumentowały wywiązanie się z obowiązku przesłania eo do uprawnionych bibliotek. 

 Z-ca Dyrektora Biblioteki Narodowej, Elżbieta Stefańczyk, zwróciła uwagę na konieczność przekazywania egzemplarzy obowiązkowych regionalnych bezpośrednio do bibliotek wojewódzkich, tworzących bibliografię regionalną.

  Postulowano wypracowanie wspólnego stanowiska środowiska bibliotekarskiego w sprawie zmian w ustawodawstwie dotyczącym egzemplarza obowiązkowego będącego podstawą rozmów z wydawcami w MKiDN.