Bożena Bednarek-Michalska
Biblioteka Uniwersytecka w Toruniu

Fundusze strukturalne - Mały poradnik projektowania dla bibliotekarza

Proszę sobie uzmysłowić, jak często w swojej pracy bibliotekarskiej mamy bardzo dobre pomysły i projekty, które chcielibyśmy zrealizować, ale barierą jest ich finansowanie. Na dodatek wszyscy opowiadają na spotkaniach i konferencjach, że są duże pieniądze do wzięcia z UE i trzeba koniecznie o nie występować. Jednak nadal nam się wydaje, że mamy zbyt małą wiedzę na ten temat, a z opowieści wiemy, że występowanie o fundusze UE jest bardzo trudne i zbiurokratyzowane. Strach przed wnioskowaniem i odpowiedzialnością jest w naszym środowisku bardzo duży, do tego dochodzi niepokój, że napracujemy się na darmo, bo możemy przecież nie przejść przez sito oceny wniosków.

Moja rada jest taka, żeby jednak podjąć ten trud i pamiętać, że nawet jak nam się nie uda, to doświadczenie, jakie zdobędziemy, będzie procentowało, bo każdy następny wniosek będzie łatwiejszy i szybciej go zrobimy.

Dyrektor biblioteki, który zdecyduje się aplikować, musi jednak wiedzieć jedno – pracę tę powinien powierzyć osobom (jedna osoba nie jest w stanie wykonać tej pracy), które są mocno związane z biblioteką i nie opuszczą jej zaraz po zrealizowaniu zadania. Ich doświadczenia i wiedza muszą zostać w bibliotece, bo będą dla niej niezwykle cenne. Jest to inwestycja w przyszłość, warto ją zaplanować, ale tak, żeby niosła jak najmniej ryzyka. Ryzyko wszak istnieje i należy je z góry założyć. Bez ryzyka nie ma udanych, nowatorskich pomysłów.

I. Co trzeba wiedzieć o projektowaniu? Porady praktyczne na początek:

1. Przygotowanie wniosku jest trudne, ale nie niemożliwe;
2. Trzeba mieć poparcie dla projektu władz nadrzędnych;
3. Nie wolno zrażać się ogromną biurokracją, jak towarzyszy staraniom, trzeba ją z góry założyć;
4. Należy znać strategiczne dokumenty rządowe i regionalne;
5. Zarezerwować pieniądze na wkład własny – 25%;
6. Dokładnie przestudiować zasady przyznawania funduszy europejskich;
7. Zebrać przynajmniej trzyosobowy zespół współpracowników i zatrudniać także innych bibliotekarzy do zbierania danych;
8. Korzystać z pomocy kolegów po fachu, którzy mają doświadczenie w tych sprawach, ale jednocześnie trzeba pamiętać, że każda sprawa jest inna i specyficzna;
9. Warto skorzystać z możliwości szkolenia na temat projektowania, jeśli są w instytucji pieniądze na rozwój;
10. Trzeba czytać EBIB – są w nim bieżące informacje o funduszach, szkoleniach, programach i strategiach dotyczących pośrednio lub bezpośrednio bibliotek (SERWISY, AKTUALNOŚCI i BIULETYN).

II. Dokumenty strategiczne do przeczytania:

• Narodowy Plan Rozwoju Polski na lata 2004–2006 (przynajmniej części dotyczące edukacji i kultury): http://www.funduszestrukturalne.gov.pl/nfr.php;
• Strategie eEurope oraz ePolska (strategie rozwoju na lata 2001–2006): http://www.kbn.gov.pl/cele/epolska.html; Strategia Lizbońska – założenia z 2000 roku: http://www.strategializbonska.pl/;
• Strategia regionalna, np. woj. kujawsko-pomorskiego: http://www.kujawsko-pomorskie.pl/um/departamenty/polityka/;
• Strategie resortowe:
• Strategia rozwoju kultury w regionach na lata 2004–2013: http://www.mk.gov.pl/website/index.jsp?artId=489;
• Narodowa strategia rozwoju kultury na lata 2004–2013 (projekt): http://www.mk.gov.pl/website/index.jsp?catId=245;
• Strategia rozwoju szkolnictwa wyższego w Polsce do roku 2010: http://www.menis.gov.pl/szk-wyz/strategia/strategia_rozwoju.php;
• Strategia rozwoju kształcenia ustawicznego do roku 2010: http://www.menis.gov.pl/oswiata/ksztzaw/strat_ust.htm;
• Strategia rozwoju edukacji narodowej na lata 2001–2006: http://www.menis.gov.pl/oswiata/biezace/ar-2001-2/strateg/spis.htm.

Nie wystarczy raz przeczytać tego typu dokumenty, trzeba na bieżąco śledzić plany resortów w zakresie przewidywanych działań, żeby wiedzieć, w co i jak wpisać swoją instytucję i projekt. Jest to szczególnie ważne, gdyż we wniosku są punkty, które wymagają orientacji w tym zakresie. Trzeba mieć świadomość, w jakim kierunku zmierza Europa, Polska i nasz region w swoich działaniach rozwojowych i co jest ważne. Eksperci są na to uczuleni.

III. Programy Operacyjne do przejrzenia
http://www.funduszestrukturalne.gov.pl/

Najpierw należy dokładnie zapoznać się z programami, aby zorientować się, w jakim programie biblioteka jako instytucja może uczestniczyć, i wówczas dokonać jego wyboru. Trzeba umieć czytać te dokumenty, tym bardziej że w programach biblioteka nie zawsze jest wymieniona jako instytucja; czasem pojawią się określenia: instytucja kultury, instytucja edukacyjna – te pojęcia mogą także odnosić się do naszej biblioteki. Należy przyglądać się priorytetom i znaleźć taki, w który najpełniej wpisuje się nasz pomysł. W tej chwili najciekawszy dla poszczególnych bibliotek jest Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego (ZPORR):

• Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego 2004–2006 (urzędy marszałkowskie);
• Priorytet 1. Rozbudowa i modernizacja infrastruktury służącej wzmacnianiu konkurencyjności regionów:
• Działanie 4: Rozwój turystyki i kultury (zachowanie dziedzictwa);
• Działanie 5: Infrastruktura społeczeństwa informacyjnego.
• Priorytet 2. Wzmocnienie rozwoju zasobów ludzkich w regionach:
• Działanie 1: Rozwój umiejętności powiązany z potrzebami regionalnych rynków pracy i możliwości kształcenia ustawicznego.
• Priorytet 3. Rozwój lokalny:
• Działanie 5: Lokalna infrastruktura społeczna;
• 5.1 – Infrastruktura edukacyjna.

Równie jednak ciekawe są programy sektorowe, w które można wpisać szerokie programy konsorcyjne, np.: opracowanie modelu szkoleń e-learningowych dla bibliotekarzy czy budowanie systemu przesyłania dokumentów elektronicznych. Wymagają one jednak szerokiej współpracy partnerów zwłaszcza z ministerstwami, które te programy mają pod swoją opieką. Są to:

• Sektorowy Program Operacyjny – Rozwój Zasobów Ludzkich (MEiN):
• Priorytet 2: Rozwój społeczeństwa opartego na wiedzy (e-learning).
• Sektorowy Program Operacyjny Wzrost Konkurencyjności Przedsiębiorstw, lata 2004–2006 (MNiI):
• Działanie 1.4: Wzmocnienie współpracy między sferą badawczo-rozwojową a gospodarką.

IV. Podręczniki pomocne przy pisaniu wniosku

• Ogólne zasady wdrażania funduszy strukturalnych w Polsce;
• Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego – Uzupełnienie Programu;
• Kwalifikowalność wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego – WYTYCZNE;
• Instrukcja wypełniania wniosku z EFRR;
• Oświadczenie o zachowaniu celów Projektu (wzory zaświadczeń).

Do każdego programu są przygotowane także podręczniki szczegółowe. Dla ZPORR: http://www.zporr.mgpips.gov.pl/.

1. ZPORR – podstawowe informacje.
2. Jakie projekty można realizować w ramach ZPORR?
3. Kto może zgłosić projekt?
4. Wsparcie z funduszy strukturalnych w ramach ZPORR.
5. Jak przygotować projekt?
6. Weryfikacja i wybór projektów.
7. Monitorowanie i raportowanie.
8. Przepływy środków finansowych i kontrola finansowa.
9. Promocja ZPORR.
10. Logo ZPORR.
11. Ważne dokumenty.
12. Studia wykonalności projektów infrastrukturalnych w ramach ZPORR.
13. Prezentacje.
14. Urzędy marszałkowskie – informacje dla beneficjentów.
15. Terminy składania wniosków – ogłoszenia województw.
16. Najczęściej zadawane pytania.

V. System SIMIC

Jest to system komputerowy opracowany specjalnie do zbierania i opracowywania wniosków. Należy się z nim zapoznać, żeby móc z nim pracować samodzielnie. Należy pobrać ze stron Ministerstwa Generator wniosków (instrukcja instalacji i program): http://www.funduszestrukturalne.gov.pl/. Jest to program, do którego wpisuje się wniosek i potem poprawia na bieżąco. Można z niego robić także wydruki robocze.

VI. Praca z wnioskiem

Wniosek należy bardzo dokładnie przeczytać i zacząć wypełnianie od najłatwiejszych elementów. Należy bardzo dokładnie przyjrzeć się załącznikom i szybko zacząć je zbierać, bo wymagają one wielu podpisów i pieczątek.

Najtrudniejszy załącznik to STUDIUM WYKONALNOŚCI; może go zrobić firma prywatna, ale to kosztuje w granicach 3–6 tys. zł. Wydatek ten można włączyć do kosztów kwalifikowalnych w projekcie, które potem UE pokrywa. Musimy jednak także myśleć o stracie tych pieniędzy, gdyż jest niebezpieczeństwo, że nasz wniosek nie uzyska aprobaty ekspertów i nie dostanie się do fazy realizacji. STUDIUM stanowi porządny biznes plan składający się z następujących rozdziałów:

WYKAZ SKRÓTÓW
ROZDZIAŁ I – WPROWADZENIE DO PROJEKTU

1.1. Tytuł projektu
1.2. Nazwa inwestora odpowiedzialnego za realizację projektu
1.3. Inne instytucje zaangażowane w realizację projektu
1.4. Planowana lokalizacja projektu
1.5. Cele i zakres projektu
1.5.1. Ogólna charakterystyka i cele projektu
1.5.2. Zakres projektu
1.6. Podsumowanie wyników przeprowadzonych analiz

ROZDZIAŁ II – TŁO PROJEKTU

2.1. Ogólna charakterystyka inwestora i pozostałych instytucji zaangażowanych w realizację projektu
2.1.1. Informacje o Bibliotece Głównej UMK
2.1.2. Informacje o Bibliotece Głównej Akademii Bydgoskiej
2.1.3. Informacje o Bibliotece Głównej Akademii Medycznej im. L. Rydygiera
2.1.4. Konsorcjum Bibliotek Naukowych Regionu
Kujawsko-Pomorskiego 2.2. Cele i misja bibliotek do roku 2010
2.3. Ocena obecnej sytuacji
2.4. Główni beneficjenci projektu
2.5. Historia projektu
2.6. Powiązanie planowanego projektu z istniejącymi programami rozwoju oraz wdrażaniem dorobku prawno-organizacyjnego UE

ROZDZIAŁ III – IDENTYFIKACJA I CELE PROJEKTU

3.1. Charakterystyka istniejących problemów
3.2. Źródła identyfikacji zapotrzebowania na realizację projektu
3.2.1 Oczekiwania społeczne
3.2.2. Analiza strategii rozwoju regionu
3.2.3. Analiza posiadanych zasobów
3.2.4. Regulacje prawne
3.3. Szczegółowe cele projektu

ROZDZIAŁ IV – PLAN MARKETINGOWY

4.1. Produkt
4.2. Użytkownicy
4.3. Dystrybucja
4.4. Promocja
4.5. Konkurencja i wybór metodologii postępowania
4.6. Zespół zarządzający realizacją projektu
4.7. System szkoleń

ROZDZIAŁ V – ANALIZA REALIZOWANEGO PROJEKTU

5.1. Harmonogram realizacji projektu
5.2. Analiza techniczna i technologiczna – opis przyjętej koncepcji
5.3. Analiza administracyjno-organizacyjna – charakterystyka modelu zatrudnienia
5.4. Planowany montaż finansowy
5.5. Analiza finansowa
5.5.1. Nakłady inwestycyjne
5.5.2. Przychody
5.5.3. Koszty działalności operacyjnej
5.5.4. Rachunek przepływów pieniężnych
5.6. Analiza ekonomiczna

Na stronach ministerstwa można także obejrzeć inne wzorcowe STUDIA WYKONALNOŚCI.

Jeśli chcemy, żeby firma nam taki plan wykonała szybko, należy jej dostarczyć jak najwięcej informacji o projekcie. Najlepiej przygotować opis projektu, zanim jeszcze zaczniemy się starać o pieniądze. OPIS można przygotować według poniższego wzoru:

Kujawsko-Pomorska Biblioteka Cyfrowa
Wzór opisu Projektu

Wstępne informacje:
Dane o instytucji:
Potencjał uczelni i bibliotek

POTENCJAŁ Bibliotek Naukowych Regionu Kujawsko-Pomorskiego.

1. Cele i założenia Kujawsko-Pomorskiej Biblioteki Cyfrowej
Wkład projektu w plany strategiczne państwa i regionu.

2. OPIS PROJEKTU
Geneza KPBC
Instytucje zaangażowane:
Lokalizacja projektu: województwo kujawsko-pomorskie
Założenia projektu – budowa Kujawsko-Pomorskiej Biblioteki Cyfrowej
Otoczenie KPBC i powiązania z innymi projektami W Polsce:
Współpraca z innymi bibliotekami cyfrowymi w Polsce
Otoczenie KPBC i powiązania z innymi projektami W regionie kujawsko-pomorskim:
Promowanie projektu:
TECHNOLOGIE – środowisko elektroniczne zarządzania zawartością biblioteki cyfrowej.

3. Uzasadnienie projektu
Zagrożenia dla realizacji projektu

4. Cele szczegółowe projektu i działania 2003–2005
Zadania i harmonogram

Lp.	Działanie	Zadanie	Terminy wykonania	Uwagi
1	Prace przygotowawcze
2	Administrowanie projektem
3	Budowa trzech pracowni digitalizacji w regionie
4	Wdrożenie elektronicznego systemu dla biblioteki cyfrowej
5	Budowa jednolitej platformy elektronicznej WWW
6	Wdrożenie procesu ucyfrawiania zasobów (digitalizacji)
7	Promocja projektu
8	Zakończenie projektu

Korzyści długoterminowe wynikające z wdrożenia projektu
Spodziewane efekty działania – wskaźniki:

5. Zarządzanie projektem:
Zespół zarządzający projektem:

6. Finansowanie projektu
Koszty projektu (operacji) w tys. zł

	Kategoria kosztu	2004	2005	2006	2007	2008	RAZEM
	Koszty kwalifikujące się
1	Projekty techniczne, prace studialne, analizy, dokumentacja przetargowa
2	Pomieszczenia na pracownie digitalizacji + prace instalacyjne + zabezpieczenie antywłamaniowe
3	Meble specjalistyczne
4	Sprzęt do pracowni digitalizacji
5	Oprogramowanie i konfiguracja
6	Podatek VAT
7	Digitalizacja i przetwarzanie danych
	RAZEM
	Koszty niekwalifikujące się	2004	2005	2006	2007	2008	RAZEM
1	Narzuty na wynagrodzenia
2	Budowa jednolitej platformy elektronicznej www
3	Administrowanie projektem
4	Szkolenia pracowników
5	Promocja projektu
	RAZEM
	Całkowity koszt projektu

7. Strategia wyjściowa (funkcjonowanie projektu po zakończeniu jego realizacji)

8. Przyszłość projektu

9. Bibliografia

Jeśli nie mamy pieniędzy na opłacenie wykonania STUDIUM, musimy sami je opracować, jest to jednak ciężka praca trwająca przynajmniej miesiąc, przy której nie obejdzie się bez porad ekonomistów i prawników. Bardzo trudnym załącznikiem w przypadku dużych inwestycji jest Wyciąg z dokumentacji technicznej (projekt i opis techniczny). Będzie potrzebna pomoc inżynierów.

Zanim zdecydujemy się na partnerów w projekcie, musimy pamiętać, że bycie koordynatorem projektu to jest trudna praca, wymaga umiejętności negocjacji z wieloma osobami i pilnowania przepływu dokumentów między partnerami, opracowywania umów o współpracy i koordynowania spraw finansowych. Niestety, spowalnia załatwianie wielu spraw. Wiąże się z tym wiele dodatkowych kłopotów, ale praca w zespole ma też i swoje zalety i jest mile widziana przez decydentów.

Wzór wniosku (znajduje się na stronach MGPiPS) ma 15 stron, a po wypełnieniu często dwa-trzy razy tyle. Studium ma zwykle 40–50 stron, załączniki to następne 20–30 stron, opis projektu 20 stron. Mamy więc przed sobą pracę, której rezultatem jest ponad 100 stron zadrukowanego papieru. Wszystkie dokumenty mają być opieczętowane, podpisane, gwarantowane co do zgodności z oryginałem i pięknie opakowane. To wszystko ma trafić do urzędu marszałkowskiego w przypadku wnioskowania do ZPORR zgodnie z wezwaniem i datą wydrukowaną na stronach WWW urzędu lub Ministerstwa Gospodarki: http://www.zporr.mgpips.gov.pl/.

Przykładowe ogłoszenie: WOJEWÓDZTWO WARMIŃSKO-MAZURSKIE, Zarząd województwa warmińsko-mazurskiego ogłasza nabór wniosków o dofinansowanie ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego z zakresu: Priorytetu I: Działania 1.2 Infrastruktura ochrony środowiska (z wyłączeniem projektów związanych z wykorzystaniem odnawialnych źródeł energii oraz poprawą jakości powietrza). Pobierz pełną wersję ogłoszenia.

Jeśli mamy dobre kontakty z urzędem, to możemy korzystać z pomocy i podpowiedzi urzędników; takie konsultacje są bardzo ważne i konieczne. Urzędnicy są instruowani, że tę pomoc powinni świadczyć, choć w praktyce bywa różnie.

VII. Końcowe uwagi:

Jednym słowem wnioskowanie nie jest pracą dla jednej osoby i to trzeba natychmiast uzmysłowić swojemu dyrektorowi, który zechce nam taką prace powierzyć; jest to praca dla wysoko kwalifikowanego zespołu. Jeśli mamy takie osoby, które potrafią sporządzić projekt, wnioskować, a potem go zrealizować i rozliczyć, to powinniśmy pielęgnować ich obecność w bibliotece – bo mamy PRAWDZIWY SKARB i ogromny potencjał intelektualny, z czego nie każdy dyrektor zdaje sobie sprawę.

Poradnik ten nie omówił oczywiście wszystkich aspektów pracy, ale daje podstawowe wskazówki bibliotekarzom, które, mam nadzieję, pozwolą inaczej myśleć o projektowaniu i być może wystartować z własnym wnioskiem. Życzę tego jak największej liczbie bibliotek, bo od ilości naszych wniosków zależy, czy polskie biblioteki skorzystają z pieniędzy, jakie daje nam UE na rozwój. Im więcej ich weźmiemy, tym większy nasz wspólny sukces i korzyść dla użytkowników bibliotek. Pamiętajmy, że pracując na rzecz bibliotek, pracujemy dla edukacji i kultury, realizujemy wszyscy Strategię Lizbońską, najważniejszą w tej chwili dla Europy, na której skupia się całe myślenie w Brukseli. Prędzej czy później każdy zetknie się z aplikowaniem o pieniądze unijne, więc lepiej zacząć już teraz.