Jacek Ciesielski
Versita, Warszawa

Nowoczesne technologie publikacji elektronicznej dla wydawców Open Access

E-publishing technology solutions for Open Access journals and books

Abstrakt

prezentacja

Technologia publikacji elektronicznej zmienia wszystkie aspekty czasopism naukowych, w tym przebieg procesu redakcyjnego, produkcję czasopism, a także ich marketing. Czasopisma elektroniczne korzystają z nowoczesnej technologii przyjmując manuskrypty od autorów, prowadząc ich recenzję, produkując elektroniczną wersję czasopisma, integrując czasopismo z serwisami abstraktowymi i indeksowymi, a także promując je przez Internet wśród naukowców.

Niezależnie od tego, czy czasopismo jest wydawane w modelu Open Access, czy w modelu opartym na prenumeracie, powinno korzystać z najlepszych dostępnych rozwiązań technologicznych publikacji elektronicznej. Najlepsze rozwiązania pochodzą od komercyjnych dostawców. Otwarte oprogramowanie (open source, freeware) może być przydatne dla początkujących, ale szybko okazuje się niewystarczające dla zaspokojenia rosnących potrzeb redaktorów i wydawców. Nie zapewnia także tego, co redaktorom jest absolutnie niezbędne: kogoś, kto jest odpowiedzialny za obsługę klienta, prawidłowe działanie systemu i jego dalszy rozwój.

Rozwiązania na wszystko

Od czasu swego powstania w XVII w., czasopisma naukowe to był papier i druk. W ciągu ostatniej dekady publikacja elektroniczna zrewolucjonizowała sposób, w który czasopisma naukowe są tworzone, oferowane i używane.
Główne etapy wydawania czasopism to:

• redakcja,
• produkcja,
• hosting,
• dystrybucja,
• marketing.

Nowoczesna technologia objęła wszystkie te obszary. Oto kilka przykładów rozwiązań skierowanych na różne etapy procesu wydawania czasopism.

• redakcja - systemy do redakcji czasopism przez Internet (on-line manuscript submission systems),
• produkcja - redakcja techniczna i konwersja plików,
• hosting - platformy do publikacji elektronicznej (content hosting platforms),
• dystrybucja - platformy do publikacji elektronicznej (content hosting platforms),
• marketing - serwisy abstraktowe i indeksowe (abstracting and indexing services).

Systemy do redakcji czasopism przez Internet

Systemy do redakcji czasopism przez Internet (on-line manuscript submission systems) zwane także systemami do zarządzania czasopismami (journal management systems) pomagają redaktorom sprawnie i wygodnie zarządzać procesem redakcyjnym. Dostawca takiego systemu zapewnia wyrafinowaną usługę hostingową, realizowaną przez serwery o wysokiej wydajności, codzienną archiwizację danych i tworzenie kopii bezpieczeństwa, a także szybkie łącza internetowe z serwerami. Autor rejestruje się w systemie i ładuje plik z manuskryptem. Potem może bezpośrednio sprawdzać status redakcji swojego manuskryptu bez potrzeby kontaktowania się w tej sprawie z redakcją. System wysyła automatyczne wiadomości do właściwych osób, informując ich o kolejnym kroku w redakcji manuskryptu. Pliki, w których autor złożył manuskrypt (Word, PostScript czy GIF) są automatycznie konwertowane w jeden plik PDF. System może być dostosowany do procesu redakcyjnego obowiązującego w danym czasopiśmie. Editorial Manager jest czołowym światowym komercyjnym systemem do redakcji czasopism przez Internet, stosowanym przez ponad 3400 czasopism. Wydaje się, że najbardziej popularnym otwartym oprogramowaniem jest Open Journal System.

Redakcja techniczna i konwersja plików

Po zakończeniu redakcji naukowej, tekst i grafika zawarte w manuskrypcie muszą być technicznie zredagowane w postaci jednego pliku (najczęściej w formacie PDF), zgodnie z szablonami stylowymi czasopisma. Można tego dokonać za pomocą specjalistycznych programów, takich jak InDesign czy LaTeX. Wówczas plik można konwertować do innych formatów, takich jak XML, na przykład na potrzeby serwisu PubMed Central. Ponieważ wiele czasopism Open Access jest wydawanych przez organizacje, które publikują kilka czasopism, pojawiają się problemy – najczęściej z zaangażowaniem osób o odpowiednich kwalifikacjach technicznych w zakresie redakcji technicznej i konwersji plików. Niektóre firmy, takie jak Versita, oferują takie usługi odpłatnie. Warto wspomnieć, że istnieją wyspecjalizowane systemy do zarządzania całym procesem elektronicznej produkcji czasopisma. Takim czołowym światowym systemem jest Preprint Manager.

Platforma do publikacji elektronicznej

W ostatnim czasie czołowe światowe wydawnictwa naukowe, wspierane przez swoich partnerów technologicznych, wprowadziły niezwykle wyrafinowane rozwiązania publikacji elektronicznej. Jednakże takie zaawansowane platformy do publikacji i dystrybucji treści elektronicznych są dostępne także dla pojedynczych czasopism małych wydawców, w tym dla czasopism Open Access. Takie systemy oferują bardzo wiele funkcjonalności, w tym automatyczne umieszczanie linków w pozycjach bibliograficznych (reference linking) i automatyczną wysyłkę abstraktu i innych danych każdego artykułu do serwisów abstraktowych i indeksowych.
Czołowym światowym dostawcą takiej platformy jest firma MetaPress, która współpracuje z wielkimi wydawnictwami komercyjnymi, takimi jak Axel Springer, ale także z licznymi wydawcami niekomercyjnymi. Wykorzystując technologię MetaPress, Versita publikuje elektronicznie około 150 czasopism naukowych Open Access z Europy Centralnej i Wschodniej, co sprawia, że firma ma drugą co do wielkości, po BioMed Central, ofertę czasopism Open Access. Na platformie MetaPress znaleźć można także książki elektroniczne, które wydawcy chcą lub muszą udostępniać czytelnikom nieodpłatnie.
Niektóre instytucje snują marzenia o budowie własnych platform służących wydawaniu publikacji elektronicznej. Niektóre z nich są nawet w stanie pozyskać na ten cel publiczne fundusze, które w każdym wypadku wcześniej czy później są marnotrawione. Profesjonalne rozwiązania kosztują miliony lub dziesiątki milionów dolarów, przeznaczanych na ich stworzenie, rozwój i utrzymanie, a do tego mają sens tylko wówczas, gdy umieszczone są na nich miliony i dziesiątki milionów artykułów i rozdziałów z książek. Rozwiązania domowej roboty jedynie rozczarowują autorów, czytelników, redaktorów i ostatecznie… także ich twórców i sponsorów.
Z drugiej strony, niektóre instytuty, szkoły wyższe i towarzystwa naukowe, które wydają czasopisma naukowe, nadal sądzą, że położenie plików PDF na swoich serwerach spowoduje, że ich czasopisma staną się czasopismami elektronicznymi. Nie zdają sobie sprawy, że takie postępowanie nie zapewnia ŻADNEJ z kluczowych funkcjonalności nowoczesnych czasopism elektronicznych, takich jak automatyczne umieszczanie linków w pozycjach bibliograficznych (reference linking) czy automatycznej wysyłki abstraktu i innych danych każdego artykułu do serwisów abstraktowych i indeksowych.

Rozwiązania marketingowe

W branży wydawnictw naukowych działania marketingowe są dość pasywne. To raczej czytelnicy szukają informacji niż wydawcy szukają czytelników. To dlatego rozkwitają specjalne serwisy, które pomagają naukowcom dotrzeć do poszukiwanej informacji. Należą do nich serwisy abstraktowe i indeksowe np. Scopus, Medline czy Compendex. Inny podobny serwis, CrossRef, gromadzi abstrakty artykułów od wydawców, nadaje każdemu artykułowi specjalny unikalny numer DOI oraz umożliwia automatyczne linkowanie pomiędzy artykułami. Kolejny serwis, Thomson Scientific, oblicza, ile razy dany artykuł naukowy był cytowany w innych artykułach. Pozwala to na zbudowanie rankingów, które pokazują najbardziej cytowane czasopisma i naukowców. Rzeczą niezwykłej wagi dla czasopism Open Access jest nie tylko to, aby były one indeksowane przez takie serwisy, ale aby publikowały swoje elektroniczne wydania w technologii, która umożliwia automatyczny transfer danych (zazwyczaj abstraktów) do tych serwisów. MetaPress jest platformą, która pozwala na taki elektroniczny transfer.

Abstract

Electronic publishing changes all aspects of scholarly journals, including the editorial process, journal production, as well as journal marketing. On-line journals take advantage of the modern technology in receiving submissions from authors, in handling the peer-review, in producing the electronic version of the journal, in integrating the journal with abstracting and indexing databases, and in promoting it via Internet to researchers.

No matter if the journal follows an Open Access or a subscription model, it should take advantage of the best e-publishing technology solutions available. The best solutions come from commercial vendors. Open source (freeware) systems may be helpful for beginners, but quickly fall short of the editors’ and publishers’ growing expectations. They also miss what editors desperately need: somebody who is responsible for customer support, proper operations and further development of the system.

Solutions for everything

Since they began in the 17th century, scholarly journals have always been about paper and print. During the last decade electronic publishing technology has revolutionized the way scholarly journals are made, marketed and used.
They key stages in e-journal publishing are:

• editing,
• production,
• hosting,
• distribution,
• marketing.

Modern technology has affected all these fields. Here are a few examples of various solutions addressed to all stages of e-journal publishing.

• editing - on-line manuscript submission systems,
• production - file composition and conversion services,
• hosting - content hosting platforms,
• distribution - content hosting platforms,
• marketing - abstracting and indexing services.

Journal management system

On-line manuscript submission and peer-review systems (also called journal management systems) assist editors to manage peer-review fast and comfortably. The system vendor provides sophisticated hosting service, including provision of high capacity servers, daily backup and archiving, high speed Internet connectivity for server computers. The authors register in the systems and upload their manuscripts. Then they can directly check on the status of their manuscripts without requiring journal office intervention. The system sends automatic messages to appropriate participants, informing them about each editorial step. Submission source files (like Word, PostScript and GIF) are automatically converted into single PDF files. The system can be customized to reflect the journal’s particular work processes. Editorial Manager is the world’s leading commercial system used by more than 3400 journals. Perhaps the most popular open source software is Open Journal System.

File composition and conversion services

Once the scientific editing is over, the text and graphics in the manuscript need to go composed into a single (usually PDF) file according the journal style sheet. This can be done in specialized software such as InDesign or LaTeX. Then the file may have to be converted into other formats, like XML, for instance for PubMed Central. Because many Open Access journals are published by organizations, which publish very few journals, usually they are short of skilled workforce for file composition and conversion. Some companies, like Versita, provide such services for a fee. Besides, there are specialized solutions for the management of the entire journal electronic production process. The world’s leading system is Preprint Manager.

Content hosting platform

Very sophisticated electronic publishing solutions have been developed lately by the largest commercial publishers and their technology vendors. However, sophisticated electronic content hosting and distribution platforms are also available to single journals of small publishers, including Open Access journals. Such systems offer numerous functionalities, including reference linking and metadata distribution to abstracting and indexing services.
The leading provider of such platform is MetaPress, who works for major commercial publishers like Springer, but also for numerous not-for-profit publishers. Versita has already made MetaPress’ platform available to about 150 Open Access journals from Central and Eastern Europe, which makes Versita the world’s second largest provider of Open Access journals after BioMed Central. MetaPress can host also e-books, which their publishers want or must open to the public.
Some institutions fantasize about building their own e-publishing platforms. Some are even able to attract public money, which in all cases get wasted sooner or later. Professional solutions costs millions or dozens of millions of dollars spent of the system launch, development and maintenance, and make sense only if they host millions or dozens of millions of articles and book chapters. Homemade solutions will always disappoint authors, readers, editors, and eventually… their creators and sponsors. On the other hand, some research institutes, universities and societies that publish journals still believe that mounting PDF files on their servers changes their journals into electronic journals. They do not realize that it adds NONE of the key functionalities of modern electronic journals, such as reference linking and metadata distribution to abstracting and indexing services.

Marketing solutions

In scholarly publishing promotion and marketing are quite passive. It is that rather readers look for information than publishers look for readers. This is why so flourishing are special services that help scientists to search for the information they need. These are abstracting and indexing services like Scopus, Medline or Compendex. Another similar service, CrossRef, collects article abstracts from publishers, gives each article a special unique number called DOI, and allows automatic reference linking between articles. There is also a service, Thomson Scientific, which calculates how many times a scientific article has been cited by other articles. It allows to build rankings that show the most cited journals and scientists. It is essential for Open Access journals not only to be covered by such services, but also to publish their electronic editions in such technology environment that allows automated electronic transfers of data (usually abstracts) to those services. MetaPress is a platform that allows such electronic feeds.

Biogram

Jacek Ciesielski jest absolwentem prawa w London School of Economics i zarządzania na University of Minnesota. W 2002 r., w Warszawie, założył firmę Versita, którą kieruje od początku powstania (www.versita.com). Versita jest wydawnictwem naukowym i dostawcą rozwiązań technologicznych dla innych wydawców w zakresie publikacji elektronicznej. Wcześniej był dyrektorem generalnym polskich oddziałów międzynarodowych koncernów Fujifilm i Hasbro.

Biography

Jacek Ciesielski – is graduated in law at the School of Economics in London as well as in management at the University of Minnesota. Since 2002 he has run his own company “Versita” (http://www.versita.com) settled in Warsaw. “Versita” as a scientific publisher provides IT solutions in filed of electronic publications for other publishers. Jacek Ciesielski worked as a Managing Director of Polish branches of international corporations: Fujifilm and Hasbro.